Workshop de Formação em Arquivística Aplicada

Lisboa, SGMAI, 23 e 24 de janeiro de 2014

Horário: Dia 23 – das 13h às 20h. Dia 24 – das 9h às 15h30

Formadores: Catarina Guimarães, Maria José Fidalgo e Pedro Penteado (DGLAB)

Colaboração: Cidália Ferreira (SGMAI) e Sónia Gomes (CEPESE) (casos práticos)

Destinatários:

Membros das equipas do CEPESE e SGMAI envolvidas no Projeto

Objetivos:

1)      Aprofundar as orientações metodológicas da DGLAB nas áreas da avaliação, seleção, eliminação e transferência de documentos;

2)      Aprofundar as orientações metodológicas da DGLAB nas áreas da organização e descrição de documentos de arquivo, sem deixar de ter em conta necessidades associadas ao processo de digitalização, informatização de registos e disponibilização de conteúdos na Web;

3)      Permitir a aplicação prática destas orientações ao caso concreto dos arquivos dos Governos Civis, através de exercícios com a sua documentação;

4)      Permitir a troca de ideias, o debate e o esclarecimento de problemas e questões concretas colocadas pelo tratamento da informação/documentação desses arquivos;

5)      Possibilitar a construção de uma visão uniformizada sobre conceitos, teorias, metodologias e instrumentos para a gestão da documentação destes arquivos, entre os vários atores envolvidos no Projeto, nomeadamente as equipas da DGLAB, da SGMAI e do CEPESE, como modo de agilizar o processo em curso e qualificar os produtos finais que têm de ser entregues;

6)      Refletir sobre o melhor plano desenvolvimento dos trabalhos, para as entidades envolvidas no Projeto, que garanta coerência com boas práticas metodológicas e os resultados esperados.

Programa:

1.Apresentação geral do Workshop

(Representantes da SGMAI, CEPESE e DGLAB)

2.      Avaliação, seleção e eliminação de documentos de arquivo

2.1   - Aplicação da Portaria nº 456/99, de 23 de janeiro

2.1.1 - A aplicação da tabela de seleção de documentos: séries, prazos de conservação administrativa, destinos finais indicados e observações. Casos de conservação por amostragem.

2.1.2 – Seleção de documentação para eliminação e para transferência.

2.1.3 - Formulários da portaria de gestão de documentos: auto de entrega, guia de remessa e auto de eliminação.

2.1.4 – Análise de casos práticos.

2.2   - Avaliação de documentação acumulada dos Governos Civis

2.2.1 - Etapas do processo de elaboração dos Relatórios de avaliação. Critérios de avaliação. Análise detalhada da Folha de recolha de dados (FRD) para avaliação de documentação acumulada.

2.2.2 – A aplicação dos Relatórios.

2.2.3 - Análise de casos práticos.

3.      Organização

3.1 - Ordenação

3.1.1  - Tipos de ordenação.

3.1.2 - Operações relacionadas: o caso da foliação/numeração (ex.: em séries a digitalizar).

3.2 – Classificação

3.2.1 - Classificação à priori e à posteriori.

3.2.1 - Quadros de Classificação: definição. O caso do Quadro de classificação dos arquivos dos Governos Civis do IAN/TT – princípios, critérios e interpretação.

3.2.2 - Análise das propostas CEPESE em função da realidade documental encontrada nos arquivos dos Governos Civis (Níveis: do Fundo ao Documento).

  4. A descrição

4.1 - Definição, objetivos e princípios.

4.2 – O que se descreve.

4.3 - Principais problemas da descrição.

4.4 - Normas / orientações.

4.5 – Análise de casos práticos (ex.: as séries a digitalizar no âmbito do Projeto).

5. Plano de desenvolvimento dos trabalhos alinhado com a metodologia

5.1   – As implicações técnicas da metodologia no desenvolvimento do cronograma de trabalhos: perspetiva das entidades envolvidas no Projeto.

6. Conclusões e recomendações